Home :. FAQ :. Tips and Tricks :. Чести грешки при писането на електронна поща

Чести грешки при писането на електронна поща

12-те най често допускани грешки във фирмената електронна кореспонденция

1. (НЕ)Ползване на собствен домейн: Писането на електронна поща от БЕЗПЛАТНИ алтернативи, като (ABV.BG, Yahoo, GMail, HotMail, MailBG и др.) при наличие на собствен домейн е меко казано неуважение към самата фирма.

   Информативно ще цитирам Йовко Ламбрев:
   
   По-трудно бих се доверил на някого, който стои несериозно в Интернет, защото това ми говори за несериозно отношение към собствения си имидж, за проблеми в комуникацията или за липса на модерно мислене. Дори, ако щете, фактът, че някой ми дава електронна поща, регистрирана върху безплатен сървър, няма да ме разтревожи толкова с финансовата страна на нещата, колкото с факта, че бизнес кореспонденцията ми с такъв партньор, която в определени моменти може да бъде поверителна, е поверена на сървър за безплатна електронна поща и на практика е собственост (или най-малкото е достъпна) за трета страна. Последното не може да бъде извинено с немарливост – то граничи с несериозно отношение към бизнеса и неуважение на партньора.
   
   

   Използвайте собственият си домейн и хостинг пълноценно за да пишете фирмена кореспонденция. Накарайте Вашият персонал по подръжката да се погрижи да имате възможност за достъп посредством WebMail, POP3/POP3S, IMAP/IMAPS, SMTP за да не сте с "вързани ръце", както и да осигури алтернативни портове за достъп, ако вашият интернет доставчик блокира основните. Не забравяйте, че е желателно да имате достъп до Вашата пощенска кутия по всяко време и от всяко място.

2. Елегантност и ползваемост: Вашата електронна поща трябва да има елегантен вид, лесен за четене и разбиране само с един поглед, т.е. Вашият системен администратор или персонал по техническа поддръжка трябва да Ви направи електронната поща да изглежда добре.

   ПРАВИЛНО: i.petrov@domain.com ivan.petrov@domain.com ivan.ivanov@domain.com
   Виждаме ясно разграничаване на собственото от фамилното име. Ако във фирмата има 2-ма души с еднакви имена, то най добрият вариант е да се сложи на вторият служител презимето вместо фамилия.
             office-sofia@domain.com office-varna@domain.com
   Разграничаване на отделните офисни структури в различните градове посредством средно тире
             pr@domain.com, info@domain.com, store@domain.com, accountant@domain.com
   Правилно е да се използват ясно диференцирани електронни адреси за различните длъжности в дадена фирма
   
   НЕПРАВИЛНО: ivanpetrov@domain.com ivan_petrov@domain.com petrov@domain.com ivan@domain.com
   Вижда се нечетимостта (сливането) между отделните имена. Липсата на идентичност понякога при наличието на втори служител със същата фамилия и/или собствено име водят до конфузни ситуации.
               office-sf@domain.com office-vn@domain.com
   Вижда се ясно, че е офисна единица, но къде е дислоцирана? В Сан Франциско и Видин може би?
               firma@domain.com
   Вижда се че името на фирмата в електронната поща е неправилно предвид дублирането с домейна на фирмата.

3. Неясно формулирана тема, относно, заглавие (subject): Темата би трябвало да предоставя информация за какво се отнася писмото и да дава на получателя причина да го отвори и прочете. Темата е от особено значение за служебната кореспонденция. Вашите колеги обикновено получават много електронни съобщения всеки ден и ако темата не е достатъчно добре формулирана и даваща ясна представа за какво се отнася, то те могат да прескочат съобщението ви. Така че отделете време и напишете подходяща и достатъчно ориентираща тема на писмото си, но не прекалено дълга и/или съдържаща думи и изрази, които могат да бъдат сметнати за СПАМ и никога не изпращайте писмо без заглавие! Практиката показва, че такива писма директно заминават в кошчето. Не забравяйте, че електронното съобщение е за читателя, не за автора.

4. Липса на подпис (signature) и приветствие: Добра идея е да включите подпис в края на всичките си електронни съобщения. В противен случай получателите може да не знаят кой сте вие и каква длъжност заемате и да прескочат писмото ви. Подписът трябва да включва вашето име, заемана длъжност и електронен адрес. Също така бихте могли да включите адрес, телефонен номер, факс и друга информация за контакт с вас. Подписът е желателно също да е оформен стилно и да не се различава по шрифт и големина от самото съобщение. Подписът може да съдържа фирмено лого и/или фирмени цветове.
   Със сигурност подпис от вида на: "Хакера", "Котанка2009", "Asjksd21#" и др. ще скъсят дистанцията до кошчето за боклук и weroqtnostta да не бъдат прочетени клони към 100%
   Не е желателно да липсва обръщение и приветствено заключение в писмото.
   Приемлива форма за започване на едно електронно писмо е: "Уважаеми г-н Петров", "Здравей, Иване" или просто "Иване". Ако не сложите името на човека в съобщението, може да създадете впечатление, че сте студен или неучтив.
   Завършването може да бъде във вида на: "Искрено Ваш, [подпис]", "Сърдечни поздрави, [вашето име]", "С уважение, ..."

5. Неясно и трудно четимо съобщение: Когато изпращате поща, убедете се че използвате пълни изречения, правилна граматика и правопис. Не използвайте съкращения от вида на 6 вместо Ш, 4 вместо Ч, ЗДР вместо Здравей и други подобни. Ако пишете на български, то пишете на кирилица и в никакъв случай на "шльокавица", което е признак за ниска култура и грамотност.
   Недопустимо е използвайте емотикони и акроними
   Емотиконите са комбинации от знаци, използвани за да изразят чувствата на пишещия (Напр.  :-)  ). Акронимите са буквени съкращения на често използвани в общуването (английски) изрази. (Напр. LOL, BTW, 10x). Отделете време да прегледате писмото си преди да го изпратите. Ако на вас самите не ви е достатъчно ясно какво искате да кажете, то на получателите му определено ще им отнеме както време, така и нерви за да ви разберат, ако изобщо ви разберат. Инсталирайте си проверка за правопис (spell-checker) – има ги както за български, така и за английски език включително и за урду.
   Не ползвайте различни шрифтове и големини на текста, тъй като не всеки има инсталиран вашият прекрасно изглеждащ шрифт. Придържайте се към стандартните шрифтове (Times New Roman, Arial, Verdana, Courier), като не забравяте, че писането само с главни букви  се смята за крещене, а писането само с малки букви е неуважение към получателя и няма да се хареса на получателите на съобщението ви. Използвайте един и същ шрифт и големина в основния текст. Научете езикът и умесността на знаците, които използвате (запетайки, точки, скоби, кавички и т.н) и как те се използват в писмен текст.
   Разграничете Без-Сериф/Sans-Serif шрифт (без заобляния, изчистени) от Сериф/Serif (със заобляния)
   Правилно разграничавайте HEADER | BODY | FOOTER на съобщението ви и кодировката при използването на шаблони (темплейти) за електронна поща.
   Препоръчваме ви използването на кодировка UTF-8 и изчистен HTML с интегриран CSS за стил. Вашият персонал по техническата поддръжка знае как да ги оформи и да ви предложи най оптималното решение.
   Определено на вас няма да ви хареса електронно писмо на тъмно лилав фон със святкащи жълти звездички, кученца и розови цветенца със странно изглеждащ шрифт на кирилица с кодировка windows-1258 (Vietnamese), за която се чудите и маете как да я преконвертирате в четима кирилица, нали?!

6. Несвързано писане и приоритет: Когато пишете писмо, най-добре е да бъде кратки и да се придържате към темата. Използвайте кратки изречения и параграфи. Напишете само това, което трябва да кажете и приключете с писмото. Освен ако не пишете на приятел, с който не сте говорили от години и не искате да му разкажете за всички промени в живота си, любовни увлечения, хобита и др., като не е необходимо да пишете новела. Получателите ви ще се зарадват повече на кратко и изчистено електронно съобщение. Препращането и отговорите ви е желателно да включват оригиналното съобщение на изпращача за да може по лесно да следите кореспонденцията по дадена тема. Не забравяйте, че едно писмо не е желателно да бъде многократно подхвърляно с дребни доуточняващи въпроси. Най-добре е да вдигнете телефона и да се разберете кратко и делово по всички неясни моменти, а след това да изпратите ново писмо, в което обобщавате това, което сте договорили устно. Препращайте писма само, когато ви помолят за това! Не злоупотребявайте с приоритизацията на писмото, честото ползване на High Priority се смята за агресия.

7. Прекалено големи или изпълними прикачени файлове (attachments): Ако изпращате прекалено големи прикачени файлове в писмата си е възможно да създадете проблеми и да досадите на получателите им или да им задръстите пощенската кутия. Не забравяйте, че вашият сървър може да пропусне вашето съобщение, но отсрещната страна може да има ограничение на размера на входящата кореспонденция. Също така не забравяйте, че ако вие разполагате с широколентов оптичен интернет достъп, то отсрещната страна е твърде вероятно да е някъде където се плаща или на трафик или интернет връзката е крайно ограничена или има ограничение на обема на пощенската кутия. За по големи файлове е желателно да използвате примерно FTP до вашият сървър и в електронното съобщение да дадете линк за сваляне. Използвайте архивираща програма за да намалите размера на файловете. Не прикачайте изпълними файлове (*.EXE, *.BAT, *.EXE, *.DOC, *.XLS, *.VBS, *.CMD и др.) тъй като почти всички антивирусни програми и/или пощенски клиенти ще ги сметнат за вредоносни и ще ги блокират! Използвайте платформено независими формати ( *.ZIP, *.RAR, *.PDF, *.RTF, *.JPG и др.), тъй като не всеки използва Windows има и други операционни системи и пощенски клиенти.

8. Сгрешен адрес и сигурност: Изпращането на имейл до погрешен получател може да създаде много проблеми, особено ако се касае за конфиденциална информация. Така че винаги проверявайте по два пъти адреса преди да изпратите писмото. Получаването на електронно съобщение НЕ-адресирано до вас е желателно да го препратите до правилният получател и да го изтриете без да го четете. Информирайте изпращача за грешката му за да не се повтаря. На вас също няма да ви се хареса някой да ви чете писмата нали?!
   Ако получите електронно съобщение от някой който познавате, институция или който и да е било друг, но се съмнявате в достоверността му, нищо не ви пречи да отворите HEADER-а на писмото и да видите информацията, която ви интересува. Не забравяйте, че успешните СПАМ и Фишинг атаки се обуславят най вече на небрежността на потребителя. вярвайте ми, че:
   
   - Не сте спечелили лотарията на Yahoo, Националната лотария и никоя друга лотария, в която не сте участвали
   - Няма крал или принц на Нигерия, който да иска да ви изпрати 10 милиона долара
   - Не е необходимо незабавно да потвърдите данните за банковата ви сметка. Всъщност изобщо не е необходимо
   - Нямате наследство, което не сте заявили. Ако имахте, нямаше да се свържат с вас по този начин
   - Никога всъщност не сте пращали това "Върнато писмо"
   - Не сте спечелили iPod Nano.
   - Системният ви администратор няма да ви поиска паролата за достъп по този начин
   - Надали сте си изпращали писмо за евтино закупуване на хапчета за потентност, увеличаване на бюста, евтини часовници и др.
   - Обръщението е "Dear Customer" или "Dear User", а не вашето име. В банката, чиито услуги ползвате, знаят името ви, нали?
   - В писмото пише, че акаунтът ви ще бъде прекратен в случай, че не потвърдите данните си незабавно
   - Електронният адрес идва от акаунт, приличащ, но не еднакъв с този, който използва организацията. Ако не сте сигурни дали писмото е фишинг или не, най-добре е да не отваряте линкове, които са публикувани в него, а да напишете на ръка адреса на сайта, който ви е необходим.
   
   Никога не използвайте фирмената електронна поща за маркетингови цели. Твърде вероятно е да попаднете в СПАМ филтър. Изпращането на съобщения с търговски характер трябва ясно и недвусмислено да са обозначени, като такива.
   
   Пример за коректно оформено съобщение с търговски характер:
   
   Съгласно Закона за Електронна Търговия Ви съобщаваме, че това е непоискано търговско рекламно съобщение, което би могло да представлява интерес за Вашите фирмени ръководители и специалисти.
   Ако в бъдеще не желаете да получавате подобни съобщения от [COMPANY NAME], моля кликнете ТУК или отговорете на това писмо, като в полето SUBJECT напишете UNSUBSCRIBE.
   
   Разпространението на несъгласувани електронни съобщения (СПАМ) е инкриминирано съгласно ЗЕТ.

9. Смесване на имейл адреси и закъснение: Не трябва да използвате служебната електронна поща за изпращане на писма до вашите приятели и познати. Служебната поща трябва да се използва само за свързани с работата въпроси. Личният електронен адрес използвайте за всичко останало.
   В писмата си не обсъждайте прекалено лична или поверителна информация, както и трети лица, защото не се знае при кого ще отиде и за какво може да бъде използвано писмото след време.
   Не си позволявайте да закъснявате с отговорите на изпратена до вас електронна поща. Нормално е забавянето за служебна кореспонденция да бъде в рамките на няколко часа, докато за личната е възможно и забавяне в рамките на дни. Отговаряйте своевременно на получените писма.
   Недопустимо е използването на служебната пощенска кутия за лична кореспонденция!

10. Сдържайте емоциите и си мерете думите: Независимо дали става въпрос за досаден колега, тъп началник или нахален клиент, не се поддавайте на изкушението да напишете нещо лошо – било директна обида или иронична забележка. Това е първо неетично и второ оставя следи, които не се знае кога могат да се обърнат срещу вас. Клюкарстването срещу другите винаги е било признак за нисък професионализъм, а използването на електронната поща за тази цел е чиста глупост.Човек не може да знае какво чувство за хумор ще прояви отсрещната страна, четейки вашето писмо. По-добре си запазете шегите за компания, която познавате и на която можете да се доверите.

11. Архивиране и конфигуриране: Вие трябва да сте наясно, че архивирането и правилно конфигурираната електронна поща са във ваш собствен интерес. Използвайте филтри за сортиране на писмата. Не допускайте пощенската кутия да ви се препълни! Ако това се случи, писмата, изпратени до вас, ще се връщат на техните податели и вие няма да ги получите, а клиентите ви могат да си помислят, че адресът е невалиден или просто, че вие сте несериозен човек. Ако даден електронен адрес сте решили да не го използвате, то уведомете хората, които са ви писали на него за промяната или накарайте персонала по техническа поддръжка да ви пренасочи електронната поща. Не забравяйте ако излизате в отпуск, да помолите персонала по поддръжката да ви активира автоматичен отговор (auto-responder) Информиращ вашите клиенти,колеги и партньори за това докога ще отсъствате.

12. Време и реакция: Съобразявайте се с часовите зони на вашите клиенти и партньори. Това, че на вас ви е хрумнало да отговорите в 3:30 сутринта на дадено електронно съобщение със сигурност не би се понравило на вашите партньори, които ще сметнат, че ще сте неадекватен предивд недоспиването. Отговаряйте на бизнес кореспонденцията, която сте получили, в рамките на 24 часа. По този начин ще проявите професионализъм и учтивост. Съобразявайте се с особености на региона, местните обичаи, техническите възможности и официални празници за дадена страна. Ако въпросът не търпи отлагане, то има алтернативни начини за комуникация: телефон, факс, телекс и др.
    Бизнес етиката задължава порицанията, награждаванията, уволненията и др. да се извършват очи в очи, а не по електронна поща.
    
    
    Примерен шаблон за електронно съобщение с лого на фирмата, хоризонтална линия разграничаваща HEADER-а на писмото от BODY-то
    
    <HTML>
    <HEAD>
    <STYLE>
    BODY {
        font-family: Verdana;
        font-size: 10pt;
        color: 000000;
        font-weight: bold;
        background-position: 10px 20px;
    }
    .style1 {
        font-size: 9pt;
        font-style: italic;
    }
    .style2 {
        font-family: Verdana, Arial, Helvetica, sans-serif;
        font-style: italic;
        font-size: 9pt;
    }
    </STYLE>
    </HEAD>
    <body style="background-repeat:no-repeat;" background="logo.jpg" alt="company-logo">
    <TABLE width="94%">
      <TBODY>
      <TR>
        <TD align=left><div align="right">
          </div>
         </TD>
      </TR>
      <TR>
        <TD><div align="right">
    </br></br></br></br>
          <hr width="100%" size=2 color="#FF9944">
          <a href="http://www.domain.com">www.domain.com</a></div></TD></TR></TBODY>
    </TABLE>
    </BODY>
    </HTML>
    
    
    Настоящата статия няма за цел пълна изчерпателност и с течение на времето ще бъде допълвана с нова информация.
    Източници не са посочени, защото статията е авторска.
    Някои от идеите са заимствани от различни интернет сайтове.

    Авторски права върху идеи няма.